Оснащена сучасним обладнанням переговорна дозволяє не тільки оптимізувати засоби передавання інформації під час обговорень, але і вивести хід переговорів на більш високий рівень, а головне – підвищити статус Вашої компанії в очах контрагентів. Наша мета – це створення інноваційних і передових приміщень для переговорів. Для досягнення найкращих результатів ми використовуємо тільки кращі можливості сучасних технологій.

Невід’ємною частиною ведення бізнесу є переговори з партнерами і контрагентами, результат яких може безпосередньо вплинути на діяльність компанії. Досягнення успіху в ході переговорів залежить від безлічі факторів, у тому числі і від місця їх проведення. Більшість сучасних офісів мають у своєму розпорядженні переговорні кімнати, які використовуються для проведення ділових зустрічей, презентацій, а також для внутрішніх тренінгів і зборів. Ключова відмінність переговорних кімнат від звичайних приміщень (які, зазвичай, теж можна використовувати для переговорів) полягає в сучасному технічному оснащенні та специалізованому проектуванні.

Завдання переговорних кімнат

Переговори, наради і ділові зустрічі мають на увазі інтенсивне і, можливо, тривале спілкування кількох людей. Причому помилки в інтерпретації сказаного неприпустимі. Отже, найбільш важливе завдання, яке вирішує переговорна кімната – забезпечення максимально точної передачі мови всіх присутніх в приміщенні. Може здатися, що це перебільшення. Зрештою, люди і так сидять за одним столом, що тут ще забезпечувати? Однак треба розуміти, що в реальності мова людини, що сидить всього в декількох метрах від Вас,  може виявитися недостатньо розбірливою як для Вас, так і для учасників віддалених переговорів. Врахуйте і мовні особливості кожної конкретної людини, які можуть істотно ускладнити сприйняття, особливо, якщо людина Вам малознайома або говорить “собі під ніс”. Завдання добре оснащеної переговорної – мінімізувати всі ці нюанси, зробивши сприйняття інформації якомога простішим.

Інше не менш важливе завдання – обмін інформацією. Документи, презентації, звіти, відеоматеріали та інший контент повинні бути доступні всім учасникам. Зазвичай це досягається використанням великого екрану, на якому відображаються всі матеріали, які стосуються теми переговорів. Можливість швидко завантажити необхідну інформацію і відобразити її для всіх присутніх – це важливий фактор, який обов’язково враховується при проектуванні переговорної кімнати. Крім того, сьогодні набрав популярність принцип BYOD – Bring Your Own Device, згідно з яким кожен учасник повинен мати можливість продемонструвати матеріали зі свого власного пристрою (смартфона, ноутбука) не відходячи від місця і не вдаючись до проміжних носіїв, таким як флеш-накопичувачі, DVD -диски і т.п.

Крім перегляду матеріалів, переговори часто ведуться в інтерактивному форматі. В документи вносяться правки, пропонуються зміни, здійснюється те чи інше маніпулювання матеріалами. Наприклад, обговорення контракту може зажадати оперативного внесення змін в якісь пункти документа і узгодження цих змін з юристами сторін. Внесення «домашніх» правок і повторне скликання переговорів не завжди зручно. Саме тому сьогодні переговорним кімнатах ставиться завдання забезпечення інтерактивної взаємодії та можливостей рецензування і редагування документації.

Відеоконференцзв’язок вже не нова технологія, і вона часто служить повноцінною заміною «живим» переговорам. У зв’язку з цим важливо відзначити наступне: завданням обладнання переговорної кімнати є не просто організувати зв’язок двох або декількох точок (віддалених учасників переговорів), але ще і зробити цей зв’язок максимально комфортним та стабільним.

Формати переговорних кімнат

Спектр вирішуваних завдань визначає і підхід до проектування. Хоча в назві і є слово «кімнати», не варто думати, що переговорна кімната – це обов’язково невелике приміщення. Все залежить від потенційного числа учасників, характеру обговорюваних питань і навіть від статусу компанії.

Існує кілька традиційних варіантів планування переговорної кімнати. Класичний варіант – стіл в центрі кімнати. Учасники розташовуються по обидві довгі сторони столу, а також уздовж однієї з коротких сторін. На протилежній стіні встановлюється проекційний екран або дисплей великої діагоналі для демонстрації мультимедійних матеріалів. Така компоновка зручна при відносно невеликому числі учасників. Вона не вимагає багато простору, а саме приміщення зберігає універсальність і може бути використано для інших потреб, коли немає необхідності в проведенні нарад.

Формат круглого столу в першу чергу передбачає збільшення кількості учасників і зручний тим, що підкреслює рівноправність усіх учасників і забезпечує більш зручне спілкування в форматі дискусії. Для перегляду матеріалів, що відносяться до теми перемовин, в цьому випадку частіше встановлюють відеовідображаючий пристрій в центральній частині столу, тому що класичне розташування відеовідображаючого пристрою на стіні змушує учасників, що сидять до нього спиною, розвертатися в кріслі. Проектування приміщення в такому форматі має враховувати і підвищені вимоги до аудіо- та відеообладнання. Зокрема, практично обов’язковою умовою стає установка повноцінної конференц-системи.

Компонування «віртуальний стіл» стирає грань між учасниками переговорів, що знаходяться в кімнаті, і віддаленими, що знаходяться в іншому приміщенні, в іншому місті або країні. Основний акцент у проектуванні такої переговорної кімнати слід зробити на виборі відеоконференцсистеми, що забезпечує бездоганну передачу голосової і візуальної інформації між усіма учасниками відеоконференції.

Устаткування для переговорних кімнат

Системи відображення інформації
Основним завданням відображають пристроїв є демонстрація присутнім учасникам переговорів відеоматеріалів. До видів відображаючих пристроїв можна віднести:
Проектор та проекційний екран
Професійні дисплеї
Відеостіни на безе LED-панелів, що стикуються з мінімальним швом
Електронне табло
Основною відмінністю даних пристроїв один від одного є технологія побудови зображення і яскравість. В умовах природного освітлення зображення низької яскравості буде виглядати блідим. Дозвіл і формат екрану визначаються демонстрованим контентом.
Звукове обладнання
Вузьконаправлені мікрофони, наприклад, типу «гузнек». Дана конструкція мікрофона обумовлена ​​необхідністю забезпечення чіткого захоплення мови кожного, хто присутній за столом, щоб шуми і сторонні звуки не проникали в тракт звукопідсилення
Гучномовці, як правило, монтуються в стелю, часто безпосередньо над місцями учасників для досягнення максимального рівня гучності в зоні прослуховування. В інших випадках можливе розміщення акустичних систем на стінах, на кронштейнах, що дозволяють регулювання акустичної системи за заправленностю.
Звукові підсилювачі необхідні для забезпечення достатнього рівня гучності.
Мікшуючі пристрої здійснюють зведення кількох звукових сигналів (наприклад, мова віддалених учасників конференції або фонова звукова інформація) в єдиний звук.
Системи відеоконференцзв’язку
Системи відеоконференцзв’язку (ВКЗ) призначені для комфортної комунікації декількох або двох віддалених учасників. Система ВКЗ дозволяє учасникам віддалених нарад не тільки чути, але й бачити своїх абонентів. Відмінність професійної ВКЗ-системи від поширеного програмного забезпечення типу Skype полягає в більш високій якості зображення і в більш стабільному каналі зв’язку. Більш того, професійні ВКЗ-системи комплектуються:
Високоякісної поворотною відеокамерою, яка має функцію багаторазового збільшення та обладнана оптикою із широким кутом огляду
Можливістю виведення зображення на два монітори
Сучасними алгоритмами обробки сигналу, які дозволять навіть в умовах низької якості зв’язку передавати зображення з високою роздільчою здатністю
Професійні мікрофони для чіткої та розбірливої передачі мови
Підтримкою роботи в режимі з декількома відеокамерами одночасно
Конференц-система
Конференц-система – сучасний і найважливіший інструмент для роботи переговорної кімнати. Конференц-система являє собою набір мікрофонних пультів і центрального блоку (процесор). На відміну від попередників, наборів, що складалися з аналогових мікрофонів, цифрові конференц-системи володіють широким набором функціональних можливостей, таких як: пріоритетність виставлення черг при виступі, можливість вибору головного пульта управління, можливості голосування і синхронного перекладу. І все це в одному блоці. У разі, якщо під час зустрічі в переговорній кімнаті, учасники можуть зажадати проведення голосування з тих чи інших питань, варто передбачити інтегровану систему електронного голосування. А якщо планується проведення міжнародних переговорів, також варто мати систему синхронного перекладу. Кожна з цих систем може вимагати внесення істотних змін в проект, тому про це необхідно подумати заздалегідь.
Системи спільної роботи
Основною перевагою даної системи є простота та максимальна зручність у використанні. Система спільної роботи дозволяє в режимі бездротового зв’язку одночасно кільком учасникам конференції виводити контент на відображаючий пристрій з можливістю внесення позначок поверх документу, що демонструється, в реальному часі. І найголовніше – це стабільність, бо система працює на двох динамічних частотах 2,4 – 5 ГГц, за допомогою яких в автономному режимі може перемикатися з одного каналу на інший, залежно від завантаження. До даної системи можна підключитися з будь-якого пристрою – планшет, мобільний телефон або ноутбук на різних операційних системах.
Системи інтегрованого управління
Система управління є ядром всієї системи, яка дозволяє здійснювати управління всім комплексом обладнання за допомогою одного керуючого пристрою. Система дозволить вмикати / вимикати пристрої, проводити комунікацію видеорежимів, здійснювати комутацію аудіо та відео сигналів та багато іншого.
Системи комутації
Вибір комутаційного обладнання краще залишити професіоналам. У цю категорію входить непомітне, але дуже важливе обладнання: підсилювачі і розподільники сигналу, комутатори, системи управління, перетворювачі сигналів і багато іншого, що забезпечують бездоганне функціонування тих систем, які знаходяться на увазі.

Етапи проектування переговорної кімнати

Виїзд фахівців на об’єкт
Першим і обов’язковим етапом роботи є огляд приміщення майбутньої переговорної кімнати. Фахівці оцінюють розміри приміщення, наявні комунікації і можливості прокладання нових, виконується аналіз несучої здатності стін і перекриттів з метою подальшого монтажу різного устаткування. Уже на цьому етапі наші фахівці можуть запропонувати кілька варіантів виконання проекту.

Проектування
Етап проектування полягає в складанні спочатку попереднього, а потім і остаточного проекту.
Перед проектуванням дуже рекомендовано оформити та підписати Технічне завдання.
Створення проектної документації включає розробку компоновки приміщення і дизайн-проекту, необхідні розрахунки приміщення, схеми комунікацій і монтажу обладнання і т.п. Після узгодження проектної документації із замовником починається реалізація проекту.

Монтаж
На етапі монтажу здійснюється встановлення та підключення всіх систем згідно з проектною документацією. У ряді випадків особливості конструкції або конфігурації приміщення виявляються тільки на цьому етапі, що вимагає оперативної розробки альтернативного варіанту прокладки комунікацій або монтажу обладнання. Для професійних інтеграторів, втім, ці нюанси є робочими моментами і не викликають складнощів.

Пусконалагодження та здача об’єкта в експлуатацію
Устаткування готової переговорної кімнати ретельно перевіряється. Тестуються як апаратні, так і програмні ресурси, виконується перевірка різних режимів роботи всіх систем. Після закінчення тестування об’єкт здається замовникові і здійснюється навчання персоналу користуванню системою.

Підсумок

В результаті грамотного проектування, монтажу та наладки обладнання переговорної кімнати замовник отримує багатофункціональну систему, придатну для проведення нарад, переговорів, зустрічей, обговорень та різних процедурних заходів.

Оснащення залів для нарад

Приміщення, в якому проводяться наради, конференції та інші форми взаємодії, в тому числі інтерактивні, називається залом нарад. Зал для нарад потрібен для будь-якої організації, де потрібно колективне обговорення важливих питань. При цьому в залежності від формату обговорення, чисельності учасників, спектра розв’язуваних в залі завдань і способів подання інформації в ході обговорення змінюється і необхідне оснащення цього приміщення. Ця стаття допоможе зрозуміти, як саме слід обладнати зал для нарад, а також які види робіт будуть потрібні в процесі.

Завдання залів для нарад

Як випливає з назви, основний захід, що проводиться в залі нарад – це якраз наради. Тим часом, під цим простим словом може ховатися безліч різних форматів спілкування, що вимагають тих чи інших спеціалізованих технічних засобів.

Доповіді та лекції

В цьому форматі учасники наради заслуховують виступи доповідачів, які, можливо, супроводжуються показом мультимедійних матеріалів, презентацій. Очевидно, в цьому випадку основне завдання оснащення зали нарад – забезпечити чітку передачу голосу доповідача, щоб інформація легко сприймалася всіма присутніми. Не менш важливо правильно вибрати обладнання для відображення візуальної інформації – відеостіни, проекційні екрани і т.п. У присутніх будуть питання до доповідача, тому місця учасників повинні бути оснащені мікрофонними пультами або забезпечена можливість оперативного надання радіомікрофону.

Круглі столи

В цьому форматі спілкування не має чіткого сценарію: кожен учасник може звернутися до будь-якого іншого або до всіх відразу. Тут також вкрай важливо забезпечити точну передачу мови. Однак на відміну від інших форматів спілкування в залі нарад, під час круглого столу кожен учасник може грати роль доповідача, отже, необхідний спосіб локалізації кожного присутнього в залі і відображення його на екрані в реальному часі. Таким чином учасники обговорення зможуть бачити, хто зараз виступає, не озираючись на всі боки.

Конференція

Формат конференції чимось схожий з доповіддю, проте має на увазі більший інтерактив. Крім того, конференції часто модеруються: голова або провідний доповідач бере на себе представлення доповідачів, направлення дискусії в потрібне русло, дотримання черговості виступів. Очевидно, завданням залу нарад в цьому випадку є розширення інтерактивних можливостей учасників. Оснащення приміщення може зажадати відеоконференцзв’язок, інтерактивні дошки, системи голосування, а якщо конференція – міжнародна, то і технічні засоби для синхронного перекладу на інші мови. Матеріали конференції можливо знадобитися записати, для чого обладнання залу нарад має передбачати відповідні засоби.

Звичайно, найчастіше приміщення залу для нарад поєднує ознаки всіх перерахованих вище форматів, будучи універсальним місцем для обговорення самих різних питань: проведення зборів, нарад, голосувань, перегляд інтерактивних та мультимедійних матеріалів та презентацій, проведення обговорень у відкритому форматі, ділові переговори, оперативні засідання.

З урахуванням спектра розв’язуваних завдань можна сформулювати вимоги до оснащення залів нарад.

Вимоги до оснащення залів для нарад

Проектування зали нарад слід починати з визначення кола вирішуваних в цьому приміщенні завдань і формату заходів, що проводяться в ньому. Проте, існують загальні вимоги, яких слід дотримуватися при оснащенні залу нарад.

По-перше, компоновка приміщення.

Залежно від розміру приміщення і передбачуваних заходів, це може бути формат актового залу з естрадою і залом для глядачів, довгий або П-подібний стіл, круглий стіл і т.д. На якій би компонуванні в результаті Ви не зупинилися, важливо дотримати вимогу достатнього простору. У кожного учасника має бути достатньо місця навколо. Причому, чим вище статус заходу, тим більше простору мається на увазі.

Другий момент – огляд.

Де б не сидів учасник наради, йому добре має бути видно і доповідача, і екран, на якому демонструється супровідний контент. Ця вимога накладає певні обмеження, як на мінімальний розмір екрану пристроїв відображення, так і на місце розміщення такого обладнання в залі. Якщо конфігурація приміщення не дозволяє зробити основний екран видимим для всіх учасників (наприклад, частина огляду перекривається несучими колонами), слід передбачити дублюючі пристрої відображення.

Третя важлива вимога – звук.

В ході наради можуть обговорюватися важливі питання, тому чітка чутність і розбірливість мови всіх учасників – це необхідність. Для виконання цієї вимоги в приміщенні розміщують гучномовці, підключені до системи звукопідсилення. Схема розміщення гучномовців вибирається так, щоб звукова картина в приміщенні була єдиною у всіх точках. Наприклад, в разі компонування залу нарад у вигляді круглого столу, стельові гучномовці встановлюються безпосередньо над кожним сидячим місцем.
Нарешті, важливо передбачити єдину систему управління обладнанням залу нарад. Така система повинна забезпечувати швидке підключення зовнішніх пристроїв і наступне поширення iнформацiї з них, здійснення конференц-зв’язку, запис інформації, а також швидку активацію додаткових функцій, наприклад, голосування, коли вони потрібні.

Отже, основні вимоги до залу для нарад:

Компонування залу, що забезпечує комфортне розміщення всіх учасників наради і хороший огляд
Пристрої відображення з діагоналлю достатньою для легкого зчитування інформації з будь-якої відстані і з високою роздільною здатністю як мінімум Full-HD
Підтримка виведення довільного інформаційного контенту на пристрої відображення без застосування сторонніх технічних засобів
Високоякісні пристрої підсилення і відтворення звуку, розміщені в приміщенні з урахуванням його акустики, передбачуваного числа учасників і т.п.
Індивідуальні мікрофони для забезпечення зворотного зв’язку учасників наради з головою, для організації формату круглого столу, прес-конференції
Професійна система відеоконференцзв’язку, інтегрована з іншим обладнанням
Додаткові можливості (аудіо-відеозапис, голосування, синхронний переклад, спільна робота)

Устаткування для залу нарад

Як ми бачимо, сучасний зал нарад – це набагато більше, ніж приміщення зі столом і стільцями. По суті, ми маємо справу зі складною та багатофункціональною системою, яка охоплює різноманітне обладнання. Чи варто говорити, що вибір цього обладнання безпосередньо впливає на якість всіх процесів, що проходять в такому залі нарад?

Коротко розглянемо ключові критерії вибору обладнання для оснащення залу нарад, за категоріями.

Системи відображення інформації

У цю категорію входять світлодіодні, рідкокристалічні та інші дисплеї, а також лазерні або лампові проектори. В оснащенні залів для нарад використовується тільки професійне обладнання. На відміну від побутових різновидів цих пристроїв, професійні дисплеї володіють високим контрастом і великими кутами огляду, що дозволяє задовольнити ключові вимоги гарного огляду зображення на екрані. Мінімальною роздільною здатністю пристроїв відображення в сучасних реаліях є стандарт Full HD 1980×1080 (16:9), хоча в останні роки намітилася тенденція використовувати і більш високі стандарти (1980×1200 (16:10 WUXGA), 2048×1080 (2K), 2560×1440 (Quad HD або WQHD), 3860×2160 (Ultra HD), 4096×2160 (4K) , 5120×2880 (5K), 7620 х 4320 (8K або Quad Ultra HD)), особливо для роботи в багатовіконних режимах.

Дублюючі системи відображення

Виконують роль «помічників»: вони або відображають той же контент, що і основний екран, наприклад, коли огляд останнього обмежений; або виводять додаткову інформацію, наприклад таблиці даних, яку на основному екрані може бути не видно. Дублюючі системи відображення встановлюються або на бічних стінах, або на стелі, або монтуються безпосередньо на столі, перед очима учасників. Найчастіше учасник наради може сам вибрати, яку інформацію повинен відображати його персональний дисплей.

Звукове обладнання

Включає мікрофони, гучномовці, підсилювальні системи, комунікаційне аудіо-обладнання та інші системи. Вибір звукового обладнання визначається якістю звуку. Невдала спроба заощадити на звуковому обладнанні може вилитися в нерозбірливу мову, звукові спотворення і інші проблеми, які істотно ускладнюють ефективне спілкування в залі та знижують акустичний комфорт.

Конференц-системи

Системи конференц-зв’язку – це окремий випадок звукового обладнання. Конференц-системи використовуються для посилення промови виступаючих і складаються з індивідуальних мікрофонних пультів з панеллю керування і пульта голови. У систему також входить центральне обладнання, що здійснює посилення звукового сигналу, мікшування сигналів в один і відповідає за виконання допоміжних функцій: виставлення пріоритетів виступаючих, голосування, вибір режиму дискусії, обмеження виступів делегатів за часом і т.і.

Відеоконференцсистеми

Встановлюються в залі для нарад в тому випадку, якщо планується дистанційне спілкування за допомогою відеоконференцзв’язку. Характерні приклади: нарада глав регіональних підрозділів у великій компанії, прес-конференція з онлайн-учасниками, підключення віддалених учасників для виходу в прямий ефір. Простір технічних рішень в цій сфері дуже великий. Є як досить прості системи, лише забезпечують конференц-зв’язок через інтернет-з’єднання, так і комплексні рішення, що охоплюють весь спектр завдань і розраховані на сотні і тисячі одночасних підключень.

Системи спільної роботи

Популярне рішення в корпоративному середовищі. У системах BYOD (Bring Your Own Device) будь-який пристрій довільного учасника (смартфон або ноутбук) може виступати в якості джерела контенту. Система спільної роботи дозволяє одночасно учасникам наради в реальному часі відображати контент з своїх пристроїв на колективному екрані, забезпечувати її своїми коментарями, спільно редагувати і рецензувати документи, координувати роботу. Сучасні BYOD системи можуть бути як дротовими, так і бездротовими.

Система коммутації та інтегрованого управління

На базі окремого пристрою або персонального комп’ютера ця система відповідає за злагоджену роботу всіх інших систем. Саме система управління погоджує виведення інформації на екран, організовує роботу конференц-зв’язку, дозволяє голові включати і вимикати мікрофони і запускати голосування. Всі функції системи управління поєднані в єдиному пристрої з простим інтерфейсом, найчастіше – у вигляді планшета із сенсорним екраном. У ряді випадків керування здійснюється з окремої кімнати, наприклад, під час міжнародних заходів.

Етапи проектування залу нарад

Виїзд фахівців на об’єкт
Мабуть, найважливіший етап в оснащенні залу для нарад. Без особистого огляду об’єкта фахівцем занадто велика ймовірність в майбутньому зіткнутися з непередбаченими і тому неприємними сюрпризами. Розробка проекту оснащення зали різноманітними системами передбачає аналіз несучих конструкцій і розташування силових і сигнальних комунікацій, аналіз конфігурації приміщення, а в ряді випадків – акустичний аналіз і огляд сусідніх приміщень. Якщо фахівець пропонує Вам виїзд на об’єкт – погоджуйтеся.

Проектування
Перед проектуванням дуже рекомендовано оформити та підписати Технічне завдання. Після виконаних вимірів і огляду об’єкта розробляється проект. Проект враховує завдання приміщення і діючі стандарти і норми будівництва. Готовий проект обов’язково узгоджується із замовником. На базі проекту складається кошторис робіт і список необхідного устаткування.

Монтаж
Монтаж систем здійснюється в суворій відповідності з проектом. Спочатку на основі плану приміщення виконується установка закладних для навісних систем і монтаж кріплень. Потім здійснюється проведення силових і сигнальних ліній, а також пристроїв комунікаційних вузлів. Залежно від наявності в приміщення чистової обробки на момент монтажу, використовується або прихована проводка, або під стелею. Передбачається можливість доступу до обслуговуваних з’єднань у вигляді ревізійних технологічних лючків.
Монтується обладнання. Потім здійснюється підключення всіх систем, налагодження параметрів роботи окремих пристроїв та підсистем, встановлення програмного забезпечення. Після того, як всі системи встановлені і налаштовані, виконується перший тестовий запуск. Перевіряється коректність функціонування всіх елементів оснащення залу нарад.

Приймання і здача об’єкта в експлуатацію
Після закінчення наладки і тестування, проводиться приймання об’єкта замовником. Наші фахівці проінструктують Ваш персонал, навчать користуватися системою управління обладнанням, налаштують параметри системи під Ваші вимоги. Після підписання акту приймання-передачі, актовий зал здається в експлуатацію.

Підсумок

Після пробного тестування нашими фахівцями, запрошується замовник, і в його присутності виконується повторна демонстрація правильної роботи обладнання. Якщо все в нормі, згідно технічного завдання проекту, здійснюється приймання робіт і об’єкт вводиться в експлуатацію. Персонал замовника проходить навчання користуванню всіма системами.