Оснащенная современным оборудованием переговорная позволяет не только оптимизировать средства передачи информации во время обсуждений, но и вывести ход переговоров на более высокий уровень, а главное – повысить статус Вашей компании в глазах контрагентов. Наша цель – это создание инновационных и передовых помещений для переговоров. Для достижения наилучших результатов мы используем только лучшие возможности современных технологий.

Неотъемлемой частью ведения бизнеса являются переговоры с партнерами и контрагентами, результат которых может непосредственно повлиять на деятельность компании. Достижение успеха в ходе переговоров зависит от множества факторов, в том числе и от места их проведения. Большинство современных офисов располагают переговорным комнатами, которые используются для проведения деловых встреч, презентаций, а также для внутренних тренингов и сборов. Ключевое отличие переговорных комнат от обычных помещений (которые, как правило, тоже можно использовать для переговоров) заключается в современном техническом оснащении и специализированном проектировании.

Задача переговорных комнат

Переговоры, совещания и деловые встречи подразумевают интенсивное и, возможно, длительное общение нескольких человек. Причем ошибки в интерпретации сказанного недопустимы. Итак, наиболее важная задача, которую решает переговорная комната – обеспечение максимально точной передачи речи всех присутствующих в помещении. Может показаться, что это преувеличение. В конце концов, люди и так сидят за столом, что здесь еще обеспечивать? Однако надо понимать, что в реальности речь человека, сидящего всего в нескольких метрах от Вас, может оказаться недостаточно разборчивой как для Вас, так и для участников отдаленных переговоров. Учтите и языковые особенности каждого конкретного человека, которые могут существенно осложнить восприятие, особенно, если человек Вам малознакомый или говорит ” себе под нос “. Задача хорошо оснащенной переговорной – минимизировать все эти нюансы, сделав восприятие информации можно проще.

Другая не менее важная задача – обмен информацией. Документы, презентации, отчеты, видеоматериалы и прочий контент должны быть доступны всем участникам. Обычно это достигается использованием большого экрана, на котором отображаются все материалы, касающиеся темы переговоров. Возможность быстро загрузить необходимую информацию и отобразить ее для всех собравшихся – важный фактор, который обязательно учитывается при проектировании переговорной комнаты. Кроме того, сегодня набрал популярность принцип BYOD – Bring Your Own Device, согласно которому каждый участник должен иметь возможность продемонстрировать материалы из своего собственного устройства (смартфона, ноутбука) не отходя от места и не прибегая к промежуточным носителей, таким как флэш-накопители, DVD-диски и т.п.

Кроме просмотра материалов, переговоры часто ведутся в интерактивном формате. В документы вносятся правки, предлагаются изменения, осуществляется то или иное манипулирования материалами. Например, обсуждение контракта может потребовать оперативного внесения изменений в какие-то пункты документа и согласования этих изменений с юристами сторон. Внесение «домашних» правок и повторное созыва переговоров не всегда удобно. Именно поэтому сегодня переговорным комнатам ставится задача обеспечения интерактивного взаимодействия и возможностей рецензирования и редактирования документации.

Видеоконференцсвязь уже не новая технология, и она часто служит полноценной заменой «живым» переговорам. В связи с этим важно отметить следующее: задачей оборудования переговорной комнаты не просто организовать связь двух или нескольких точек (удаленных участников переговоров), но еще и сделать эту связь максимально комфортной и стабильной.

Форматы переговорных комнат

Спектр решаемых задач определяет и подход к проектированию. Хотя в названии и присутствует слово «комнаты», не стоит думать, что переговорная комната – это обязательно небольшое помещение. Все зависит от потенциального числа участников, характера обсуждаемых вопросов и даже от статуса компании.

Существует несколько традиционных вариантов планировки переговорной комнаты. Классический вариант – стол в центре комнаты. Участники располагаются по обе длинные стороны стола, а также вдоль одной из коротких сторон. На противоположной стене устанавливается проекционный экран или дисплей большой диагонали для демонстрации мультимедийных материалов. Такая компоновка удобна при относительно небольшом числе участников. Она не требует много пространства, а само помещение сохраняет универсальность и может быть использовано для других целей, когда нет необходимости в проведении совещаний.

Формат круглого стола в первую очередь предполагает увеличение количества участников и удобен тем, что подчеркивает равноправие всех участников и обеспечивает более удобное общение в формате дискуссии. Для просмотра материалов, относящихся к теме переговоров, в этом случае чаще устанавливают видеоотображающее устройство в центральной части стола, так как классическое расположение видеоотображающего устройства на стене заставляет участников, сидящих к нему спиной, разворачиваться в кресле. Проектирование помещения в таком формате должен учитывать и повышенные требования к аудио- и видеотехнике. В частности, практически обязательным условием становится установка полноценной конференцсистемы.

Компоновка «виртуальный стол» стирает грань между участниками переговоров, находящихся в комнате, и удаленными, находящихся в другом помещении, в другом городе или стране. Основной акцент в проектировании такой переговорной комнаты следует сделать на выборе видеоконференцсистемы, что обеспечивает безупречную передачу голосовой и визуальной информации между всеми участниками видеоконференции.

Оборудование для переговорных комнат

Системы отображения информации
Основной задачей отражают устройств является демонстрация присутствовать участникам переговоров видеоматериалов. К видам отражающих устройств можно отнести:
Проекторы и проекционный экран
Профессиональные дисплеи
Видеостены на безе LED-панелей, соприкасающихся с минимальным швом
Электронное табло
Основным отличием данных устройств друг от друга является технология построения изображения и яркость. В условиях естественного освещения низкого яркости будет выглядеть бледным. Разрешение и формат экрана определяются демонстрируемым контентом.
Звуковое оборудование
Узконаправленные микрофоны, например, типа «гузнек». Данная конструкция микрофона обусловлена необходимостью обеспечения четкого захвата языка каждого сидящего за столом, чтобы шумы и посторонние звуки не проникали в тракт звукоусиления
Громкоговорители, как правило, монтируются в потолок, часто непосредственно над местами участников для достижения максимального уровня громкости в зоне прослушивания. В других случаях возможно размещение акустических систем на стенах, на кронштейнах, позволяющих регулирования акустической системы с заправленностю.
Звуковые усилители необходимые для обеспечения достаточного уровня громкости.
Микширующий устройства осуществляют строительство нескольких звуковых сигналов (например, язык отдаленных участников конференции или фоновая звуковая информация) в единый звук.
Системы видеоконференцсвязи
Системы видеоконференцсвязи (ВКС) предназначены для комфортной коммуникации нескольких или двух удаленных участников. Система ВКС позволяет участникам удаленных совещаний не только слышать, но и видеть своих абонентов. Отличие профессиональной ВКС-системы от распространенного программного обеспечения типа Skype заключается в более высоком качестве изображения и в более стабильном канале связи. Более того, профессиональные ВКС-системы комплектуются:
Высококачественной поворотной видеокамерой, которая имеет функцию многократного увеличения и оборудована оптикой с широким углом обзора
Возможностью вывода изображения на два монитора
Современными алгоритмами обработки сигнала, которые позволят даже в условиях низкого качества связи передавать изображение с высокой разрешением
Профессиональные микрофоны для четкой и разборчивой передачи речи
Поддержкой работы в режиме с несколькими видеокамерами одновременно
Конференц-система
Конференц-система – современный и самый важный инструмент для работы переговорной комнаты. Конференц-система представляет собой набор микрофонных пультов и центрального блока (процессор). В отличие от предшественников, наборов, состоящие из аналоговых микрофонов, цифровые конференц-системы обладают широким набором функциональных возможностей, таких как: приоритетность выставления очередей при выступлении, возможность выбора главного пульта управления, возможности голосования и синхронного перевода. И все это в одном блоке. В случае, если во время встречи в переговорной комнате, участники могут потребовать проведения голосования по тем или иным вопросам, следует предусмотреть интегрированную систему электронного голосования. А если планируется проведение международных переговоров, также следует иметь систему синхронного перевода.
Системы совместной работы
Основным преимуществом данной системы является простота и максимальное удобство в использовании. Система совместной работы позволяет в режиме беспроводной связи одновременно нескольким участникам конференции выводить контент на отражающий устройство с возможностью внесения пометок поверх документа, демонстрируется, в реальном времени. И самое главное – это стабильность, потому что система работает на двух динамических частотах 2,4 – 5 ГГц, с помощью которых в автономном режиме может переключаться с одного канала на другой, в зависимости от загрузки. К данной системе можно подключиться с любого устройства – планшет, мобильный телефон или ноутбук на различных операционных системах.
Системы интегрированного управления
Система управления является ядром всей системы, которая позволяет осуществлять управление всем комплексом оборудования с помощью одного управляющего устройства. Система позволит включать/выключать устройства, проводить коммуникации видеорежима, осуществлять коммутацию аудио и видео сигналов и многое другое.
Системы коммутации
Выбор коммутационного оборудования лучше оставить профессионалам. В эту категорию входит незаметно, но очень важное оборудование: усилители и распределители сигнала, коммутаторы, системы управления, преобразователи сигналов и многое другое, обеспечивающих безупречное функционирование тех систем, которые находятся на виду.

Этапы проектирования переговорной комнаты

Выезд специалистов на объект
Первым и обязательным этапом работы является осмотр помещения будущей переговорной комнаты. Специалисты оценивают размеры помещения, имеющиеся коммуникации и возможности прокладки новых, выполняется анализ несущей способности стен и перекрытий с целью последующего монтажа различного оборудования. Уже на этом этапе наши специалисты могут предложить несколько вариантов выполнения проекта.

Проектирование
Этап проектирования заключается в составлении сначала предыдущего, а затем и окончательного проекта.
Перед проектированием очень рекомендуется оформить и подписать Техническое задание.
Создание проектной документации включает разработку компоновки помещения и дизайн-проекта, необходимые расчеты помещения, схемы коммуникаций и монтажа оборудования и т.п. После согласования проектной документации с заказчиком начинается реализация проекта.

Монтаж
На этапе монтажа осуществляется установка и подключение всех систем в соответствии с проектной документацией. В ряде случаев особенности конструкции или конфигурации помещения оказываются только на этом этапе, что требует оперативной разработки альтернативного варианта прокладки коммуникаций или монтажа оборудования. Для профессиональных интеграторов, впрочем, эти нюансы являются рабочими моментами и не вызывают сложностей.

Пусконаладка и сдача объекта в эксплуатацию
Оборудование готовой переговорной комнаты тщательно проверяется. Тестируются как аппаратные, так и программные ресурсы, выполняется проверка различных режимов работы всех систем. После окончания тестирования объект сдается заказчику и осуществляется обучение персонала пользованию системой.

Итог

В результате грамотного проектирования, монтажа и наладки оборудования переговорной комнаты заказчик получает многофункциональную систему, пригодную для проведения совещаний, переговоров, встреч, обсуждений и различных процедурных мероприятий.

Оснащение залов для совещаний

Помещение, в котором проводятся совещания, конференции и другие формы взаимодействия, в том числе интерактивные, называется залом совещаний. Зал для совещаний нужен для любой организации, где нужно коллективное обсуждение важных вопросов. При этом в зависимости от формата обсуждения, численности участников, спектра решаемых в зале задач и способов представления информации в ходе обсуждения меняется и необходимое оснащение этого помещения. Эта статья поможет понять, как следует оборудовать зал для совещаний, а также виды работ потребуются в процессе.

Задача залов для совещаний

Как следует из названия, основное мероприятие, проводимое в зале совещаний – это как раз совещания. Между тем, под этим простым словом может скрываться множество различных форматов общения, требующие тех или иных специализированных технических средств.

Доклады и лекции

В этом формате участники совещания заслушаны выступления докладчиков, которые, возможно, сопровождаются показом мультимедийных материалов, презентаций. Очевидно, в этом случае основная задача оснащения зала совещаний – обеспечить четкую передачу голоса докладчика, чтобы информация легко воспринималась всеми присутствующими. Не менее важно правильно выбрать оборудование для отображения визуальной информации – видеостены, проекционные экраны и т.п. У присутствующих будут вопросы к докладчику, поэтому места участников должны быть оснащены микрофонными пультами или обеспечена возможность оперативного предоставления радиомикрофона.

Круглые столы

В этом формате общения не имеет четкого сценария: каждый участник может обратиться к любому другому или ко всем сразу. Здесь также крайне важно обеспечить точную передачу речи. Однако в отличие от других форматов общения в зале совещаний, в ходе круглого стола каждый участник может играть роль докладчика, следовательно, необходим способ локализации каждого присутствующего в зале и отображения его на экране в реальном времени. Таким образом участники обсуждения смогут видеть, кто сейчас выступает, не оглядываясь по сторонам.

Конференция

Формат конференции чем-то похож с докладом, однако подразумевает больший интерактив. Кроме того, конференции часто модерируются: председатель или ведущий докладчик берет на себя представление докладчиков, направленные дискуссии в нужное русло, соблюдение очередности выступлений. Очевидно, задачей зала совещаний в этом случае является расширение интерактивных возможностей участников. Оснащение помещения может потребовать видеоконференцсвязь, интерактивные доски, системы голосования, а если конференция – международная, то и технические средства для синхронного перевода на другие языки. Материалы конференции возможно понадобиться записать, для чего оборудование зала совещаний должна предусматривать соответствующие средства.

Конечно, чаще всего помещения зала совещаний сочетает признаки всех вышеперечисленных форматов, будучи универсальным местом для обсуждения самых разных вопросов: проведение собраний, совещаний, голосований, просмотр интерактивных и мультимедийных материалов и презентаций, проведение обсуждений в открытом формате, деловые переговоры, оперативные заседания.

С учетом спектра решаемых задач можно сформулировать требования к оснащению залов совещаний.

Требования к оснащению залов для совещаний

Проектирование залы совещаний следует начинать с определения круга решаемых в этом помещении задач и формата мероприятий, проводимых в нем. Однако, существуют общие требования, которые должны соблюдаться при оснащении зала совещаний.

Во-первых, компоновка помещения.

В зависимости от размера помещения и предполагаемых мер, это может быть формат актового зала с эстрадой и зрительным залом, длинный или П-образный стол, круглый стол и т.д. На какой бы компоновке в результате Вы не остановились, важно соблюсти требование достаточного пространства. У каждого участника должно быть достаточно места вокруг. Причем, чем выше статус мероприятия, тем больше пространства имеется в виду.

Второй момент – обзор.

Где бы ни сидел участник совещания, ему хорошо должно быть видно и докладчика, и экран, на котором демонстрируется сопроводительное контент. Это требование накладывает определенные ограничения, как на минимальный размер экрана устройств отображения, так и на место размещения такого оборудования в зале. Если конфигурация помещения не позволяет сделать основной экран видимым для всех участников (например, часть обзора перекрывается несущими колоннами), следует предусмотреть дублирующие устройства отображения.

Третья важное требование – звук.

В ходе совещания могут обсуждаться важные вопросы, поэтому четкая слышимость и разборчивость речи всех участников – это необходимость. Для выполнения этого требования в помещении размещают громкоговорители, подключенные к системе звукоусиления. Схема размещения громкоговорителей выбирается так, чтобы звуковая картина в помещении была единственной во всех точках. Например, в случае компоновки зала совещаний в виде круглого стола, потолочные громкоговорители устанавливаются непосредственно над каждым сидячим местом.
Наконец, важно предусмотреть единую систему управления оборудованием зала совещаний. Такая система должна обеспечивать быстрое подключение внешних устройств и воспроизведение информации с них, осуществление конференц-связи, запись информации, а также быструю активацию дополнительных функций, например, голосования, когда они нужны.

Итак, основные требования к зала совещаний

Компоновка зала, обеспечивает комфортное размещение всех участников совещания и хороший обзор
Устройства отображения с диагональю достаточной для легкого считывания информации с любого расстояния и с высоким разрешением как минимум Full-HD
Поддержка вывода произвольного информационного контента на устройства отображения без применения сторонних технических средств
Высококачественные устройства усиления и воспроизведения звука, размещенные в помещении с учетом его акустики, предполагаемого числа участников и т.п.
Индивидуальные микрофоны для обеспечения обратной связи участников совещания с головой, для организации формата круглого стола, пресс-конференции
Профессиональная система видеоконференцсвязи, интегрированная с другим оборудованием
Дополнительные возможности (аудио-видеозапись, голосования, синхронный перевод, совместная работа)

Оборудование для зала совещаний

Как мы видим, современный зал совещаний – это гораздо больше, чем помещение со столом и стульями. По сути, мы имеем дело со сложной и многофункциональной системой, которая охватывает разнообразное оборудование. Стоит ли говорить, что выбор этого оборудования напрямую влияет на качество всех процессов, проходящих в таком зале совещаний?

Коротко рассмотрим ключевые критерии выбора оборудования для оснащения зала совещаний, по категориям.

Системы отображения информации

В эту категорию входят светодиодные, жидкокристаллические и другие дисплеи, а также лазерные или ламповые проекторы. В оснащении залов для совещаний используется только профессиональное оборудование. В отличие от бытовых разновидностей этих устройств, профессиональные дисплеи обладают высоким контрастом и большими углами обзора, позволяет удовлетворить ключевые требования хорошего обзора изображение на экране. Минимальной разрешением устройств отображения в современных реалиях является стандарт Full HD 1980×1080 (16: 9), хотя в последние годы наметилась тенденция использовать и более высокие стандарты (1980×1200 (16:10 WUXGA), 2048×1080 (2K), 2560×1440 (Quad HD или WQHD ), 3860×2160 (Ultra HD), 4096×2160 (4K), 5120×2880 (5K), 7620 х 4320 (8K или Quad Ultra HD)), особенно для работы в многооконном режиме.

Дублирующие системы отображения

Выполняют роль «помощников»: они либо отражают тот же контент, что и основной экран, например, когда обзор последнего ограничен; или выводят дополнительную информацию, например таблицы данных, которую в основном экране может быть не видно. Дублирующие системы отображения устанавливаются или на боковых стенах, или на потолке, или монтируются непосредственно на столе, перед глазами участников. Чаще всего участник совещания может сам выбрать, какую информацию должен отражать его персональный дисплей.

Звуковое оборудование

Включая микрофоны, громкоговорители, усилительные системы, коммуникационное аудио-оборудование и другие системы. Выбор звукового оборудования определяется качеством звука. Неудачная попытка сэкономить на звуковом оборудовании может вылиться в неразборчивую речь, звуковые искажения и другие проблемы, которые существенно затрудняют эффективное общение в зале и снижают акустический комфорт.

Конференц-системы

Системы конференц-связи – это частный случай звукового оборудования. Конференц-системы используются для усиления речи выступающих и состоят из индивидуальных микрофонных пультов с панелью управления и пульта председателя. В систему также входит центральное оборудование, осуществляющее усиления звукового сигнала, микширования сигналов в один и отвечает за выполнение вспомогательных функций: выставление приоритетов выступающих, голосования, выбор режима дискуссии, ограничения выступлений делегатов по времени и т.д.

Видеоконференцсистемы

Устанавливаются в зале совещаний в том случае, если планируется дистанционное общение с помощью видеоконференцсвязи. Характерные примеры: совещание глав региональных подразделений в большой компании, пресс-конференция с онлайн-участниками, подключения удаленных участников для выхода в прямой эфир. Пространство технических решений в этой сфере очень велик. Есть как достаточно простые системы, только обеспечивают конференц-связь через интернет-соединение, так и комплексные решения, охватывающие весь спектр задач и рассчитаны на сотни и тысячи одновременных подключений.

Системы совместной работы

Популярное решение в корпоративной среде. В системах BYOD (Bring Your Own Device) любое устройство произвольного участника (смартфон или ноутбук) может выступать в качестве источника контента. Система совместной работы позволяет одновременно участникам совещания в реальном времени отображать контент с своих устройств на коллективном экране, обеспечивать ее своими комментариями, совместно редактировать и рецензировать документы, координировать работу. Современные BYOD системы могут быть как проводными, так и беспроводными.

Система коммутации и интегрированного управления

На базе отдельного устройства или персонального компьютера эта система отвечает за слаженную работу всех других систем. Именно система управления согласовывает вывода информации на экран, организует работу конференц-связи, позволяет голове включать и выключать микрофоны и запускать голосования. Все функции системы управления объединены в едином устройстве с простым интерфейсом, чаще всего – в виде планшета с сенсорным экраном. В ряде случаев управление осуществляется с отдельной комнаты, например, во время международных мероприятий.

Этапы проектирования зала совещаний

Выезд специалистов на объект
Пожалуй, самый важный этап в оснащении зала для совещаний. Без личного осмотра объекта специалистом слишком велика вероятность в будущем столкнуться с непредвиденными и потому неприятными сюрпризами. Разработка проекта оснащения зала различными системами предполагает анализ несущих конструкций и расположения силовых и сигнальных коммуникаций, анализ конфигурации помещения, а в ряде случаев – акустический анализ и обзор соседних помещений. Если специалист предлагает Вам выезд на объект – соглашайтесь.

Проектирование
Перед проектированием очень рекомендуется оформить и подписать Техническое задание. После выполненных измерений и осмотра объекта разрабатывается проект. Проект учитывает задачи помещения и действующие стандарты и нормы строительства. Готовый проект обязательно согласовывается с заказчиком. На базе проекта составляется смета работ и список необходимого оборудования.

Монтаж
Монтаж систем осуществляется в строгом соответствии с проектом. Сначала на основе плана помещения выполняется установка закладных для навесных систем и монтаж креплений. Затем осуществляется проведение силовых и сигнальных линий, а также устройств коммуникационных узлов. В зависимости от наличия в помещение чистовой обработки на момент монтажа, используется или скрытая проводка, или под потолком. Предусматривается возможность доступа к обслуживаемым соединений в виде ревизионных технологических лючков.
Монтируемое оборудование. Затем производится подключение всех систем, настройки параметров работы отдельных устройств и подсистем, установка программного обеспечения. После того, как все системы установлены и настроены, выполняется первый тестовый запуск. Проверяется корректность функционирования всех элементов оснащения зала совещаний.

Прием и сдача объекта в эксплуатацию
После окончания наладки и тестирования, проводится приемки объекта заказчиком. Наши специалисты проинструктируют Ваш персонал, научат пользоваться системой управления оборудованием, настроят параметры системы под Ваши требования. После подписания акта приема-передачи, актовый зал сдается в эксплуатацию.

Итог

После пробного тестирования нашими специалистами, приглашается заказчик, и в его присутствии выполняется повторная демонстрация правильной работы оборудования. Если все в норме, согласно технического задания проекта, осуществляется прием работ и объект вводится в эксплуатацию. Персонал заказчика проходит обучение пользованию всеми системами.